増えつつある英語マニュアル。作成手順と依頼先をご紹介

「取引先に送る書類を英語で作ることになった」「外国人の雇用が増えた」など、ビジネスシーンで英語を使うこともしばしば。英語でも日本語でも、マニュアルは相手に理解されるかが大切です。この記事では、英語マニュアルの作成手順から翻訳をお願いできる依頼先についてご紹介していきます。

英語でマニュアルを作成するメリット


そもそも、英語マニュアルを作成することで、どういったメリットがあるのかをご紹介いたします。

英語でマニュアルを作る3つのメリット
・外国人が仕事を早く覚えることができる
・人手不足を解消できる
・作業効率化につながる

①外国の方が仕事を早く覚えることができる

職場では、即戦力で働くことが望まれます。
仕事は基本的に、成果(アウトプット)を出すことが求められますから、即戦力になるためには、必要となる知識(インプット)を取り入れることで、仕事を早く覚える必要があります。

そういった中、外国人を育成するには、英語での教育マニュアルが必要になってきます。
海外の人にとって、日本語は障壁となることもしばしば。
彼らが正しく仕事を進めるには、分かりやすい英語で記載されたマニュアルがあるかがポイントです

②人手不足を解消できる

お店によっては、人手不足に悩まされているところもきっと多いはず。
だからこそ、国籍にかかわらず積極的に採用していきたいですよね。
特に、訪日客の来店が多いお店にとっては、コミュニケーションしやすい外国の方を雇う必要があるはず。
英語で作られた教育マニュアルがあれば、そういった方を雇うハードルが低くなると言えます。

③作業効率化につながる

現場で働く以上、常に手取り足取り教えることは難しいもの。
上司や同僚の働く様子を見て真似することもできますが、仕事のスピード感に欠けてしまいます。
OJTを設けて、一から教育する機会がある職場なら、外国人の従業員には英語の教育マニュアルがあると理解が進み、働く際に作業効率が上がるはずです。

【チェックリスト】英語のマニュアル作成に必要なこと


これから英語マニュアルを作成するなら、まず作成時に必要なことを確認していきましょう。
必要要素を押さえることで、クオリティの高いマニュアルを作ることができるようになります。

チェックリスト
・誰が見ても分かる内容になっているか
・分かりやすい言葉で表現できてるか
・業務の流れが明記されているか

読者を想定する

いわゆる取扱説明書というのは、必ず読む人が存在しています。
したがって、誰のためのマニュアルなのかを想定することが必要です
例えば、飲食店。
ファミリーレストランや居酒屋などは、従業員のほとんどがアルバイトで構成されていることが一般的です。
飲食店での業務が未経験の外国人を採用する際、業界用語の多いマニュアルだと理解しやすいとは言い難くなります。
読者に合わせた、分かりやすい言葉でマニュアルを作ることが大切です。

マニュアルの内容を明確化する

いち早く業務に慣れてもらうには、マニュアルの内容を分かりやすくすることが大事です。
例えば、レイアウト。
重要なところ、ミスが起こりやすいところでは、文字を太文字にしたり、マーカーを引っ張ったりすると見やすくなります。
このような工夫が理解しやすいマニュアルになるはず。

また、分かりやすいマニュアルは、簡潔に書かれていることが多いです。
日本語特有の言い回しは、英語では違った意味に解釈される可能性もあります。
分かりやすいマニュアルを目指すには、回りくどい表現は避けるのがベターです。

【英語】マニュアル作成の手順


マニュアルの完成形は、英語で記載された業務マニュアルです。
とは言っても、まずは日本語でマニュアルの内容を作り上げていくことから始まります。
ここでは、マニュアルの作成手順を具体的にご紹介いたします。

①項目の洗い出し

まずは、目的を決めましょう。
ここでのポイントは、誰がどういった状態に達するためのマニュアルなのかをはっきりすること。
目的が決まったら、5W1H(When、Where、Who、What、Why、How)に基づいて教えることを洗い出します。

例えば、飲食店での接客の流れをマニュアルに考えてみましょう。
・When(いつ)は、お客様が来店した時です。
・Where(どこで)は、お店の入り口です。
・Who(だれが)は、従業員が当てはまります。
・What(何を)は、ここでは、お客様とします。
・Why(なぜ)は、スムーズに席までご案内するためです。
・How(どのように)は、お客様の人数に見合った座席にご案内するかです。

編集部
こういったように、具体的な要素を洗い出していくと、理想のマニュアル完成図に近いていきます。

②要点整理

マニュアルに入れる内容を項目ごと洗い出しが終わったら、要点を整理していきましょう。
ここでは、会社の理念や仕事の手順など優先順位別にマニュアルの目次を考えます。
目次のポイントは、見出しごと業務内容など関係性があるものをまとめることです。

例えば、飲食店の業務マニュアルの仕事内容。
業務という全体像から、接客の流れと調理(キッチン)の流れに分解することができます。
そして、接客は、お客様のご案内の流れやトラブルの発生と対処法といった注意点に分けることができます。
要点整理の段階では、箇条書きでOKです。

③肉付けしていく

要点が整理されてら、読みやすくするための肉付けをしていきます。
肉付けとは、マニュアルの説明文で足りないところを追加していくこと。
ここでは、説明文が長くなりすぎないように注意しましょう。
あとで、英語に翻訳した際、文章量が多くなるのを防ぐためです。

必要に応じて、 イラストや図解があるとGOOD
文字よりも絵でみた方が理解が早まるからです。
また、接客の流れといった手順がある項目では、ステップ1といったように数字を取り入れることがベター。
ここまでくれば、日本語でのマニュアルは完成といえるところまで近づきます。

④翻訳する

一通り日本語でのマニュアルが出来たら、翻訳をしていきます。
自分あるいは同僚で英訳できる人がいると望ましいですが、翻訳できる人がいないと思ったら、予算の範囲内で翻訳家に依頼しましょう。

注意点は、記載された日本語がそのまま英語に翻訳される可能性があること。
そのため、業界用語などは省略した言葉にせず正式名称で表現するとベター。
誰が見ても理解できるマニュアルにするには、この翻訳作業が重要となります。
理想のマニュアルにするには、翻訳家と入念な打ち合わせが必要です。

⑤改善する

翻訳されたマニュアルが納品されたら、不備がないか確認していきましょう。
誤字脱字がないか、説明不足がないか、イラストが正しく反映されているかといった感じです。
問題がなければ、マニュアルの完成です。
実際にマニュアルを用いてOJTを行ってみましょう。
そこで、追加する必要のある内容があったら、適宜追加していきましょう。

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翻訳の依頼先について


英語でのマニュアル作成のイメージはついてきましたか?
ここでは、翻訳をだれに依頼すればいいのかを外注先の各メリットをご紹介いたします。
予算・実績・納品予定日などの観点から比較検討していきましょう。

企業

企業に依頼するメリットは、使用用途に応じて翻訳を依頼ができること。
専門的な知識が必要な場合、それを得意分野とする翻訳家が担当していることが一般的です。
安定したクオリティを求めるなら、企業を選ぶのも一つの手。
企業によっては、お急ぎの人のためのスピード納品を可能にしてることもあります。
料金相場は、日本語から英語に翻訳の場合、一文字10円前後が一般的です。

ココナラ

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また、購入などのお金のやりとりはココナラが仲介するので、安全です。
これに加えて、ココナラを利用するメリットをご紹介します。

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ココナラは、アドバイザーの実績、口コミといった観点から比較検討することができます
また、幅広い価格設定だからこそ、予算に合わせて依頼が可能です。

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まとめ


仕事で必要なマニュアル作成、翻訳の依頼先についてご紹介いたしました。
日本語での業務マニュアルを作ることはできても、英語の翻訳は難しいもの。
だからこそ、翻訳を得意とするココナラのアドバイザーに依頼してみはいかがでしょうか。
きっと理想のマニュアルになるはず!