プレゼン資料の構成・デザインのコツ10選【論理的で伝わる資料の作り方】

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パワポで作るプレゼン資料作りには、大きく2つの工程「①構成」「②デザイン」があります。構成では論理的であること、そしてデザインでは見やすく伝わりやすいことが求められます。この記事では、プレゼン資料を作るときのコツを構成とデザインのそれぞれ、実例を交えながらご紹介します。

【プレゼン資料】論理的な構成を組み立てる5つのコツ

プレゼン資料の構成作り

プレゼン資料とは、自分が伝えたいメッセージを相手に分かりやすく伝えるための資料。
プレゼン資料を作る流れは大きく「①構成」「②デザイン」の2つがあります。

「①構成」では伝えたいメッセージの説得力を高めるために、論理的に作り込むことが求められています。

こちらでは、具体的にどうすれば論理的な構成を作ることができるのか5つのコツに落とし込んでご紹介します。

【構成のコツ①】メッセージの伝え方

プレゼン資料の構成段階で、まず注意すべきなのが「メッセージの伝え方」。

そもそも、ビジネスの場で何か発言をするときは「結論を言って、その後に根拠を話す」ことはよく言われていますよね。
その上で、ここで強調したいのは「結論の言い方」です。

結論、我が社はAというオンライン顧客管理システムの導入をすべきと考えました。

もし、プレゼンテーションが始まっていきなりこう喋られたら唐突に感じませんか。
その後、根拠を語られても、例えその根拠が正しくても人はいまいち納得しないはず。

なぜならば、聞きたいと思っていないからです。

「結論→根拠」の流れは間違っていません。
ただ、結論というパートのなかにも、流れがあることを忘れてはいけません。

結論の伝え方は以下の4段階の流れを踏むのがコツです。

  • 背景「コロナウイルスの収束が見えない」
  • 複雑化「対面での顧客対応は当面難しいが、顧客満足度を下げるわけにもいかない。」
  • 疑問「自社はどのような対応を取れば良いのか?」
  • 答え(メッセージ)「Aというオンライン顧客管理システムの導入を提案します

以下、「なぜならば……」と、ロジックツリーが展開されていきます。
いきなり答えの部分を伝えられるよりも、スッと腹落ちする感覚があるはずです。

【構成のコツ②】MECEであることを意識する

プレゼン資料の構成作りは「ロジックツリーを組み立てること」と言っても過言ではありません。

ロジックツリーとは、最も伝えたいメッセージを頂点として根拠を枝分かれのように書き並べていく図のこと。
ロジックツリーをどう作るか、そこで欠かせないのが「MECE(ミーシー)」という考え方です。

MECE(ミーシー)とは「モレなく、ダブリなく」という意味を持つ造語。

例えば、「Aのシステム導入をすれば利益が伸びます」というメッセージを伝えるとき、

  • なぜなら売上が伸びるから

だけではロジックツリーとして不備があると言わざるを得ません。
利益とは売上とコストのバランスで決まるものですから、もしこの主張をするなら

  • なぜなら売上が伸びるから
  • コストカットも期待できるから

と伝えるべきです。

【構成のコツ③】why so? so what?であることを意識する

説得力のあるロジックツリーを組み立てるために、MECEとあともう一つ欠かせない考え方が「「why so? so what?」です。

MECEは主張に対する根拠を網羅並列的に並べるための、言ってしまえば「横の関係」の話。

対して、「why so? so what?」は主張と根拠との因果を確認する「縦の関係」の話です。

例えば、「Aのシステムを導入すれば利益が伸びます」というメッセージの根拠は以下2つ。

  • Aのシステムを導入すると売上が上がるから
  • Aのシステムを導入するとコストが下がるから

そして、それぞれの下にさらに「why so?(なんで売上が上がるの?コストが下がるの?)」と枝分かれしていく……、こうしてできる樹形図もまた、ロジックツリーの特徴です。

ロジックツリーは頂点から下りるだけではなく、逆をたどることも可能です。
「売上」と「コスト」の話に、「so what?(だから何?)」と聞けば、頂点のメッセージ(利益が伸びます)に到達します。

【構成のコツ④】ファクト(事実)を扱う

プレゼン資料の構成作りでロジックツリーを作っていくと、最終的には「Fact(事実)」にたどり着きます。

要は、「Factで出来た根拠によって支えられている主張」というロジックツリーになるということ。

Fact(事実)の信憑性が脅かされてしまうと、ロジックツリー全体の説得力が失われてしまいます。
Fact(事実)の正しさを確認するために、

  • なるべく新しい情報を
  • 調査結果であれば、調べ方に信憑性のある情報を

使うようにしましょう。

【構成のコツ⑤】文章だけで相手に伝わるプレゼン資料にする

プレゼン資料の構成段階では、説得力あるロジックツリーを作ることが一つのゴール。
ですが、次のデザインの工程を見据えて「言葉を洗練させる作業」をしておくのもありです。

ロジックツリーの一つの枝葉をなしている言葉や文章は、のちにプレゼン資料の各ページにおけるメインメッセージになります。

そこで、各要素を50文字以内の簡潔な文章にして、それだけでプレゼン資料の内容が伝わるくらい言葉を洗練させていきます。

確かに、プレゼン資料は色やチャート(図表)などデザイン次第で格段にわかりやすくなるもの。
ですが、だからこそ文字情報だけの段階でどれだけ伝わりやすくできるかが一つの勝負なのです。

エクセルやスプレッドシートを利用してロジックツリーの階層を見やすくしながら、文章の校閲をしてみてはいかがでしょうか。

【プレゼン資料】見やすい・伝わるデザインにするための5つのコツ

プレゼン資料のデザイン

プレゼン資料を作る手順は大きく2つ、「①構成」そして「②デザイン」です。

デザインでは、あらかじめ組み立てておいたロジックツリーを元に、見やすく、かつ伝わりやすく言葉やチャート(図表)を配置していきます。

では、具体的にどうやってデザインすればいいのか、5つのコツをご紹介します。

【デザインのコツ①】1チャート1メッセージ

プレゼン資料のデザインで欠かせない考え方が、「1チャート1メッセージ」

1チャート1メッセージとは、外資系のコンサルティング会社などでよく使用されるノウハウ。
その名の通り、「1つのスライド(チャート)につき、伝えるメッセージは1つ」ということです。

1チャート1メッセージを使うことで、そのページに対する理解が簡単になりますし、そもそも、1チャート1メッセージというルールを作ること自体、スライド全体に統一感が生まれるので、それが「分かりやすさ」「見やすさ」に直結することもあります。

ちなみに、プレゼンの場で絵や写真だけを載せたり、「○%」とだけ大きく記したりするようなスライドを見た方もいらっしゃるかと思います。
基本的な分かりやすいデザインとして「1チャート1メッセージ」とあるだけで、プレゼンテーションの場によって、分かりやすいプレゼン資料のデザインは変わることも、もちろんございます。

1チャート1メッセージの例

プレゼン資料の例

【デザインのコツ②】適切なグラフを使う

プレゼン資料のデザインにおいて、何よりも欠かせない基本が「1チャート1メッセージ」

では、チャートとはなんでしょうか。
基本的には、図や表のことですが、グラフを使うこともあるでしょう。

棒グラフや円グラフなど、グラフと言ってもいろんな種類がありますが、それは「目的によって効果的な見え方が違うから」ですよね。
要するに、プレゼン資料のデザインでグラフを使う場合には、どのグラフをなぜ使うのか明らかにしておかねばならないということ。

各グラフの特徴まとめ

  • 棒グラフ:量の大小を比べるのに向いている
  • 折れ線グラフ:推移を強調するのに向いている
  • 円グラフ:割合を表すのに向いている
  • 帯グラフ:割合の推移を表すのに向いている
  • 散布図:2つの相関性を表すのに向いている

【デザインのコツ③】色のトーンをまとめる

プレゼン資料のデザインにおいて、形式としての「1チャート1メッセージ」で統一感を持たせることも大切ですが、色合いとしての統一感もまた必要です。

プレゼン資料に色を多用したデザインでは、ときに目がチカチカして見にくくなってしまうことも。

できれば3~4色でまとめると、資料がまとまって見えることでしょう。

【プレゼン資料のデザイン】どうしても色が足りない場合は?

どうしても色がもう少し欲しい場合は、「グレー」を使うのがおすすめ。
グレーを使用していると人間は色が増えたとあまり感じないそう。

どうしても複数色が必要とあらば、このテクニックも使ってみてはいかがでしょうか。

【デザインのコツ④】文字の大きさをまとめる(揃える)

プレゼン資料のデザインの美しさとは、徹底的に「揃える」ことから生まれるものと考えます。

大きなタイトル、普通のタイトル、そして本文、後は注釈、など文字の大きさについても3〜4くらいでまとめておくと良いでしょう。
あまりにも文字の大きさに階層があっても、その全てを認識できないことがほとんど。
3つ程度にまとめてみると、非常にみやすいスライドになりますよ。

【デザインのコツ⑤】理解を促すためのスライドを

オンラインプレゼンになると、訪問時よりも相手の様子や雰囲気が掴みにくいこともしばしば。
先方が質問をしたくでもしづらい、といったことを避けるために間に質問を受け付けるようなスライドを入れておくと◎
お互いの会話を促すきっかけにもなります。

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まとめ

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プレゼン資料とは、相手に最も伝えたい1つのメッセージを効果的に届けるためのもの。
そのために、構成(論理)を組み立てること、組み立てた構成をパワーポイントに美しくまとめることが必要だとご紹介してきました。

最後に、プレゼン資料を作成する心構えとして、「全ての伝達ミスは伝え手」であることを強く認識しておきましょう。

  • プレゼン資料に書いたのにわかってくれない
  • プレゼン資料を通して言ったのにやってくれない。

伝え方がどんなに正しくとも、伝わらなければ意味がない。
このような姿勢でプレゼン資料の作成に取りかかれると、より目の前のプレゼン資料に磨きがかかるはずです。

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ココナラマガジン編集部ライターのKentoです。 主に「開業・開店・経営」「お金・資産運用」カテゴリーの記事を担当。 距離を感じやすいテーマだからこそ、読者の方に寄り添えるライターとしての強みを生かして、読みやすく分かりやすい記事作成に努めます!
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