パワーポイントを使った資料作成の正しい手順って?目的から考える方法論まとめ

パワポ 資料 作成 アイキャッチ

パワポで資料作成を任されてしまった方必見!簡単に理解できて、すぐに実践できる資料作成の手順をご紹介。実は資料作成の目的や構造は元々シンプル。最近注目の「ロジカルシンキング」を使って、鮮やかにパワーポイントの資料を作成できるスキルを身に付けましょう。

パワポ資料の本当に正しい作成手順

パワポ 資料 作成 目的を確認しよう 正しい 書き方 手順 方法 とは
クオリティの高い資料ってパワポでどうやって作るの……。
パワーポイントの資料は、ワードやエクセルと違い、より多くの人と共有することが求められています。

そんなパワポ資料を任されたあなたは、まず何からするべきでしょうか。
何を書くか決める?いいえ、そもそもなぜ書くかを問うことから始めましょう!

資料の目的を明確にする

そもそもパワポ資料とは、たった1つの強力なメッセージ(主張)を伝えるもの
その結果、聞いた人の知見となったり、何かしらの反響を頂いたり、何かしらのアクションを起こしてもらうことがあるでしょう。
パワーポイントの資料作成という話で閉じれば、その目的は紛れもなく1つのメッセージを届けることに尽きるのです。

結論、資料作成の第一歩はメッセージが何かを明らかにすることです。

目的が明確になると「何を書くか」が決まる

伝えたい1つのメッセージが決まれば、あとはそれを伝えるために必要なエッセンスをパワーポイントに詰め込みます。
ここではその際に役立つフレームワークをご紹介します。

結論・根拠・事実

結論とは、あなたがこの資料を通して伝えたいたった1つのメッセージ。

確かにそのメッセージは資料を作成してまでも伝えたいほど強力なもの。
ですが、それだけを伝えても他者の納得感を得ることは非常に難しいです。
なぜなら、そのメッセージの重要性を全て理解しているのはあなただけだからです。

初めてそのメッセージを聞いた人からすれば、その重要性の全てを知ることはできません。
だから、結論を支える根拠が必要となります。

そして、事実も忘れてはいけない大切な要素の1つ。
ビジネスの場で交わされる情報は必ずと言っていいほど、その信憑性が確認されます。
中でも、最も信憑性が高いとされている情報が事実です。

例えば、ある会社の売上が100億円から80億円に下がったとします。
この情報は人によって、また会社によって数字が変わったりすることが絶対にありません。
揺るぎない信用を勝ち取るために、事実は不可欠なのです。

こうして、事実によって導かれた根拠で成り立つ結論(メッセージ)が出来上がります。
そのメッセージはもはや納得せざるを得ないものになっていることでしょう。

結論の前に「課題」を明確にしよう

「結論・根拠・事実」、このフレームワークはあくまでも骨子です。
これを踏まえてここでは、結論(メッセージ)の説得力を増すコツをご紹介します。
それは結論(メッセージ)の前に課題を明らかにしておくことです。
では、ここで言う課題とは何でしょうか?
それは以下3つの要素に分解することができます。

  1. 状況:誰でも共感できる現状の共有
  2. 複雑化:現状の見方として特定の視点を投げかける
  3. 疑問:そこから浮かび上がる疑問を明らかにする

具体例を挙げると以下のようになります。

近年、「ロジカルシンキング」という言葉を広く耳にするようになりました。(状況)。もしかすると「クリティカルシンキング」という言葉を聞いたことがある方もいらっしゃるかも知れません。(複雑化)ちなみにこの2つの言葉、何か違いがあるのでしょうか?(疑問)

今回のプレゼンテーションでは、「ロジカルシンキング」と「クリティカルシンキング」の明確な区分を行います。それぞれの思考法を正しく理解した上で新規事業をより加速させることを目指します。(結論)

このように、イントロとして課題を明らかにしておくと、それに対する答えとして結論を受け止めることができます
だから人は結論に興味がわき、その先の説明(根拠・事実)まで聞きたくなるのです。

根拠の並べ方に注意「MECE」って?

次にご紹介するのは、根拠の設定について。
その際に重要な考え方となる、「MECE」についてご紹介します。
「MECE」とは、元々「Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive(モレなく、ダブりなく)」の略称で「ミーシー」または「ミッシー」と読みます。

これは、特定の事柄・事象の全体範囲を捉えた上で、それをいくつかの軸によって綺麗に切り分ける考え方です。
例えば、物質について、
「炭素を含むか含まないか」という軸を設定すると、それぞれに有機物・無機物と名付けることができます。
このとき、全ての物質がそのどちらかに含まれていて、かつ両方に属するものが無いことを確認しましょう。

物質をMECEに切り分ける方法は他にもあります。
「10kg以上か未満か」という軸を設定することでもいいですよね。
これをビジネスの世界でも応用することができます。
すると、あらゆる可能性を考慮した根拠の設定がされているということで、メッセージの信憑性を更に高めることができます。

事実の収集は厳密に

最後にご紹介するのは、事実の収集について。
こちらはよく「情報リテラシー」という言葉で語られることが多いですが、これを高めるポイントをまとめてみました。

  • なるべく最新のデータを使う
  • 公的な機関が発表したものを使う
  • 国立国会図書館で情報収集
  • 一次情報を得る努力をする

「どう書くか」は最終段階

ここまでパワーポイントの資料を作成するにあたって、「なぜ書くのか」「何を書くのか」についてご紹介してきました。
これだけでパワポによる資料作成の全てを説明したことにはなりません。
書く内容をどう伝えるか、見せ方を考える必要があります。

ちなみに、パワポの資料作成というと、逆にその部分だけが特集されることが多いです。
しかし、どう書くかを考えるのはこれまでの流れを汲んだ最後に行うもの。
ここではその見せ方についていくつかポイントをまとめてみました。

1チャート1メッセージ

こちら、よく外資系のコンサルティング会社など使用されているノウハウ。
その名の通り、1つのスライド(チャート)につき、伝えるメッセージは1つということです。
このようなルール化をすること自体が、分かりやすさに繋がることを理解しましょう。

色の使い方

色のバランスは3色程度でまとめることがおすすめです。
「ベースカラー」「メインカラー」「アクセントカラー」の3色を決め、それぞれの割合を70%・25%・5%に割り振るようにすると見やすい資料ができます。
それぞれの色の選び方について以下の内容を参考にしてみてはいかがでしょうか。

補足
ベースカラー:背景色など、大部分を占める色
メインカラー:サイトの中心となる色
アクセントカラー:メインと組み合わせて色のアクセントとする

タイトルにこだわろう

一流のプレゼンテーションは、タイトルを読むとプレゼンテーションの内容が全て理解できる構造になっています。
こうすると、その資料を初めて見る人からしても非常に抵抗感少なく理解することができるからです。

そのための準備にはエクセルがおすすめ。
階層を綺麗に整理して視覚化できますから、タイトルだけそこに書き込んで、一度読んでみると良いでしょう。

パワポ資料作成のプロをご紹介

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パワポによる資料作成を代行すると、よく言われるリソースの確保品質の担保以外にも、プロの作る資料を勉強できるメリットがありますよね。
学びは真似るところから始まるとも言われていますから、一度代行を検討してみるのもいいかも知れません。
ここでは、ココナラマガジン編集部がピックアップした5名の資料作成のプロをご紹介します。

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まとめ

パワポ 資料 作成 まとめ
パワポで資料作成をするにあたって、役立つ情報をお届けしてきました。

「どう伝えるか」よりも「何を伝えるか」。
「何を伝えるか」よりも「なぜ伝えるか」。

この価値観を持って資料作成に取り組むと、目の前にあったはずの数々の悩みが消えるでしょう。
そして、本当に考えるべき課題がクリアになっているに違いありません。

あなたの作成した資料が、社内外に大きな価値をもたらすことを期待しています。

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Kento
ココナラマガジン編集部ライターのKentoです。 主に「開業・開店・経営」「お金・資産運用」カテゴリーの記事を担当。 距離を感じやすいテーマだからこそ、読者の方に寄り添えるライターとしての強みを生かして、読みやすく分かりやすい記事作成に努めます!
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