保護者へのお願い文書・お手紙の書き方【必須の7項目】書き出しに役立つ時候の挨拶

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PTAや学級の役員として保護者へのお手紙を作成することになった方は必見です!行事開催のお知らせや、役員の依頼・決定・選出など、文書にも種類がありますが、大切なのは「必須の7項目」を盛り込むこと。この記事ではミスのない文書の書き方を、書き出しに使える時候の挨拶と併せてご紹介します。

保護者への手紙・文書の書き方【必須の7項目をご紹介】

PTAなどで役員などに選出されると、クラスや学級の代表として文書を作成する機会があります。

保護者への手紙は、1年を通すとその種類はたくさんあります。

  • 運動会や学芸会といった行事ごとのお知らせ文書
  • 役員の依頼・決定・選出に伴う文書
  • クラス会や保護者会などの参加/不参加を問う文書

など。

そこで大切なのは、保護者向け文書において「これだけは欠かせない必須項目」を漏れなく記載すること。
こちらでは、保護者へのお知らせ文書に欠かせない7項目をご紹介します。

1. 日付

今作成している書類・文書が配布される日を記入しましょう。
学校によっては、書類の作成日も記入する場合があるので、過去の書類に目を通しておくか、過去にPTAをやられていた方にお願いしましょう。

あとは、最終確認を先生にとっていただくと安心でしょう。

2. 宛名

宛先を記入しましょう。
とはいえ、こちらも「書く内容」ではなく「その書き方」を一般保護者宛の文書は宛名について学校やPTAによって型があります。
よくみるのは以下の例の通り。

宛名の例

  • 保護者の皆様、○年○組の保護者様へ
  • PTA御中、〇〇の会御中、など【組織名】+御中
  • 〇〇先生(様は付けない)

3. 発信者名

先ほどが「to」に対して、こちらは「from」。
そして、発信者名には敬称は使いません。

ですから、【PTA代表 フルネーム】のように、書いておくのが一般的。
とはいえ、こちらもまた学校特有の書き方があればそれに沿う形で記入するのが望ましいです。

一応、ビジネスマナーとして発信者が複数人いる場合には、役職の高い人から書き並べましょう。

4. 時候の挨拶(件名・前文)

まずポイントとして、PTAの文書・書類は「手紙」ではなく、連絡書になりますので、「拝啓や敬具」のような文言は必要ありません。

ですから、完結であること、尚且つ分かりやすいことが大切。
件名は最大でも30文字以内がベスト、そして時候の挨拶も完結に済ませましょう。
こうすることで、どんな要件の文書・書類なのか直感的に理解できるようになります。

また、時候の挨拶だけだと、よそよそしさを感じてしまうかもしれません。
日頃からお世話になっている保護者の方に、挨拶の言葉があると良いでしょう。

5. 主文と末文

こちらがメインーパートになります。

もちろん、書き方は学校の過去文書・書類に合わせるのが鉄則ですが、最低限守っておきたいポイントはございます。
それは、冒頭で相手に求める反応を記しておくこと。
そもそも、文書に書かれた内容は「知っておく」だけで良いものか、「返事が欲しい」ものか、「行動して欲しい」ものなのか、書いておくと良いでしょう。

同じ学校に通っているということはご近所である可能性が高いです。
ストレスを抱えて生活するのは辛いですよね。
そこで、「言ったのに返事がない、動いてくれない」なんてことが発生すると困ります。
それは、一方的に相手が悪いように見えて、実はこちらにも改善の余地はあったりするもの。

まずは、この手紙が読み手にどんな反応を期待しているのか、書いておきましょう。

6. 別記

こちらは主文のなかで行われる書き方の話ですが、箇条書きを有効的に活用すると、伝えたい重要事項が伝わりやすいです。

例えば、何かイベントを開催する告知文書・書類の場合は、「時間」と「場所」と「持ち物」は鉄則ですよね。
これらは、主文では敢えて伝えず、下に箇条書きでまとめておくと良いです。

他にも野外のイベントであれば雨天の場合の開催状況について書く必要がありますし、イベントによって「重要事項」は変わってくると思うので、臨機応変に書き足しておきましょう。

7. (必要であれば)文章番号

学校の中には、データ管理のために文書番号をつけるのが慣例のところも多いそうです。
管理が慣例化している学校はそれぞれのデータに固有の番号を与える「採番簿」を持っているはず。
それがあれば、文書番号を入れる必要があることを理解しておきましょう。

参考にすべきは「過去の学校の作成文書」が一番!
よく、webサイトなどでテンプレートを紹介しているものもありますよね。

確かに、テンプレートで文書作成をするのも良いですが、その結果「普段と違うテイスト」に仕上がった文書に学校側、保護者の方々が違和感を感じてしまうことも。
ですから、何よりも参考にすべきは学校が過去に作成した文書だということを押さえておきましょう。

【時候の挨拶まとめ】PTAの文書・保護者への手紙の書き出しに!

保護者向けの文書や資料を作る際に、書き出しにお困りの方も多いのではないでしょうか。
特に文書の書き出しで悩みがちなパートが「時候の挨拶」

普段、なかなか言う機会はありませんし、その言い方も沢山あることから、「結局どれを使ったらいいかわからない」なんて方もいらっしゃるのではないでしょうか。

こちらでは、月ごとによく使われる言い回しをまとめておきました。
以下にあるような文言であれば、失敗することはありません!

1月

厳冬の候・頌春の候・新春の候・寒に入り・寒気きびしき折柄・

2月

余寒の候・立春とは名ばかりで・余寒なおきびしき折柄

3月

早春の候・陽春の候・春和の候・霞立つ春

4月

春暖の候・陽春の候・うららかな好季節を迎え・春光うららかな季節を迎え

5月

新緑の候・若葉の候・青葉若葉の好季節・若葉の緑が目にしみる季節

6月

梅雨の候・若葉青葉の候・時候不順の折・清々しい初夏を迎え・初夏の候

7月

盛夏の候・炎暑の候・仲夏の候・真夏の候・暑さ厳しい折柄

8月

晩夏の候・残暑厳しき折・晩夏の候・暮夏の候・新涼の候立秋とは名ばかりで

9月

初秋の候・爽涼の候・月愛でる頃・白露の候・新涼の候

10月

秋冷の候・仲秋の候・清秋の候・紅葉の頃・スポーツの秋となりました

11月

晩秋の候・向寒の候・落葉舞う頃・初霜の候・日増しに寒さが加わってまいりました

12月

初冬の候・寒気いよいよきびしく・師走の候・寒冷の候・歳末ご多忙の折柄・年の瀬を迎え

一年中使える時候の挨拶

一般:時下(季節に関係なく使えます。)

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「仕事も忙しいし、今年は上の子の受験もあるし、文書を作り込む時間がとれない」

保護者の方々から、こういった声をよく耳にします。
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まとめ

PTA文書の作成に関して、役立つ情報をお届けしてきました。
文書作成で最も大切なことは、季節の挨拶でも結びの言葉でもなく「漏れの無い情報を届けること」
まずはその骨子を押さえた上で、丁寧な表現を配置していくのが良いでしょう。
お子様のより良い学校生活のために、より良い文書作りに配慮してみてはいかがでしょうか。

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ココナラマガジン編集部ライターのKentoです。 主に「開業・開店・経営」「お金・資産運用」カテゴリーの記事を担当。 距離を感じやすいテーマだからこそ、読者の方に寄り添えるライターとしての強みを生かして、読みやすく分かりやすい記事作成に努めます!
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