【失敗しない】PTA文書の書き方とテンプレート|保護者向け文書における、時候の挨拶や役員依頼文

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PTAの仕事で難しく感じるのが、通達する文書の作成。役員依頼・決定・選出の文書など、その書き方に困っている方も多いはず。そこで今回、失敗しないPTA文書の書き方と、品格が出る時候の挨拶について詳しくご紹介。実はテンプレートを多用するのはあまり良く無い?その理由についても併せてお伝えします。

失敗しないPTA文書の書き方|よく使うテンプレート


学校運営は、年間単位でざっくりとどんなイベントがあるかが決まっています。
すなわち、作成する必要がある文書も自ずと決まって来るもの。
そこでまずはPTAの文書の書き方(テンプレート)を具体的にご紹介します。

日付

日付は作成日ではなく、お手紙が配布される日の日付の場合が多いです。
学校によってパターンがあるので、それを参考にしましょう。
お手紙が先生の手元に着くまでには時間がかかることもあるので気をつけましょう。

宛名

一般保護者宛の文書は宛名について学校やPTAによって型があります。
よくみるのは以下の例の通り。

宛名の例

  • 一般保護者に配布する場合:保護者(PTA会員)のみなさまへ
  • 組織宛に配布する場合:組織名御中
  • 個人宛に配布する場合:○○様、役職名○○様、役職名殿など
  • 先生宛に配布する場合:○○先生(先生は敬称なので「様」はつけない)

発信者名

部門名+代表者名にすることが多く、略称は使いません。
発信者が複数の場合、通知文では責任の上位の人から順番に並べます。

時候の挨拶(件名・前文)

簡潔な言葉で件名をつけます。
まず時候のあいさつを書きましょう。
「拝啓」はつけないことが多いです。
日ごろの協力についての感謝の言葉を続けます。

主文と末文

時候の挨拶のあとに、本題となる主文に入ります。
前段で感謝の言葉を述べているため、入る際には「さて」などを入れておくと良いでしょう。
末文には終わりの挨拶を入れ、文章を締めます。

別記

文書の重要事項は、基本箇条書きで別記します。
末文の次の行に「記」と入れ、改行後重要事項を書いていきます。

別記の例ーイベント開催の告知の場合

  • 開催日時
  • 場所
  • 持ち物
  • 問い合わせ事項

(必要であれば)文章番号

学校の中には、データ管理のために文書番号をつけるのが慣例のところも多いそうです。
管理が慣例化している学校はそれぞれのデータに固有の番号を与える「採番簿」を持っているはず。
それがあれば、文書番号を入れる必要があることを理解しておきましょう。

テンプレートの多用が良くない理由

大前提として、学校が作成している過去の文書を参考にすることを意識しましょう。
というのも、いわゆる公文書には学校によって慣習が違うそう。
その点で、最も参考にすべき書き方は過去の文書に他ならないのです。

だからこそ、テンプレートの多用もあまり良くありません。
もし不安であれば、学校側に言葉の使い方に関するルールを尋ねてみるのも良いかも知れませんね。
こちらでは、その他気をつけておきたいポイントについてまとめています。

・文書は簡潔に

季節の言葉のような前置きも確かに必要ですが、長すぎるのも禁物。
1文を短くして、なるべく1枚で全てがおさまるように簡潔にまとめましょう。

・問合せをはっきりしよう

何か不明な点があったときに問い合わせの場所を明記しておくと親切です。
例えば、「各クラスの担任の先生」「学級委員の保護者の方」など具体的に書いておきましょう。

【例文あり】あらゆる文書で役立つ!時候の挨拶まとめ

1月

厳冬の候・寒気きびしき折柄・頌春の候・新春の候・寒に入り・厳寒の候

2月

余寒の候・余寒なおきびしき折柄・立春とは名ばかりで

3月

早春の候・日増しに春めいてまいりました。早春の候・陽春の候・春和の候・霞立つ春

4月

春暖の候・陽春の候・春のたけなわの折柄・うららかな好季節を迎え・春光うららかな季節を迎え・春たけなわ・春陽麗和の好季節

5月

新緑の候・若葉の候・青葉若葉の季節となりました。・青葉若葉の好季節・晩春の一時・緑照り映える時節・若葉の緑が目にしみる季節

6月

梅雨の候・初夏の候・さわやかな初夏の季節となりました。・若葉青葉の候・時候不順の折・清々しい初夏を迎え

7月

盛夏の候・炎暑の候・暑さ厳しい折柄・盛夏の候・仲夏の候・真夏の候・早星の候

8月

晩夏の候・残暑の候・立秋とは名ばかりで・残暑厳しき折・晩夏の候・暮夏の候・新涼の候

9月

初秋の候・新涼の候・さわやかな季節となりました。初秋の候・爽涼の候・月愛でる頃・白露の候

10月

秋冷の候・仲秋の候・スポーツの秋(行楽の秋)となりました。・仲秋の候・清秋の候・秋冷の候・紅葉の頃

11月

晩秋の候・日増しに寒さが加わってまいりました。・晩秋の候・向寒の候・落葉舞う頃・初霜の候

12月

初冬の候・寒気いよいよきびしく・歳末ご多忙の折柄・師走の候・寒冷の候・初氷の候・年の瀬を迎え

一年中使える時候の挨拶

一般:時下(季節に関係なく使えます。)

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「夫のPCを借りて作ろうとしたけど、操作に慣れてなくて上手くできない」
「仕事も忙しいし、今年は上の子の受験もあるし、文書を作り込む時間がとれない」

保護者の方々から、こういった声をよく耳にします。
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まとめ

PTA文書の作成に関して、役立つ情報をお届けしてきました。
文書作成で最も大切なことは、季節の挨拶でも結びの言葉でもなく「漏れの無い情報を届けること」
まずはその骨子を押さえた上で、丁寧な表現を配置していくのが良いでしょう。
お子様のより良い学校生活のために、より良い文書作りに配慮してみてはいかがでしょうか。

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Kento

ココナラマガジン編集部ライターのKentoです。趣味は、読書、音楽、映画。休みの日は、よく温泉でリラックスしてます。ココナラマガジンでは、主に開業・開店・経営カテゴリーの記事を担当。恋愛はすこぶる苦手です……。