【失敗しない】PTA文書の書き方とテンプレート|保護者向け文書における、時候の挨拶や役員依頼文

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PTAの仕事で難しく感じるのが、通達する文書の作成。役員依頼・決定・選出の文書など、その書き方に困っている方も多いはず。そこで今回、失敗しないPTA文書の書き方と、品格が出る時候の挨拶について詳しくご紹介。実はテンプレートを多用するのはあまり良く無い?その理由についても併せてお伝えします。

失敗しないPTA文書の書き方|よく使うテンプレート


学校運営は、年間単位でざっくりとどんなイベントがあるかが決まっています。
すなわち、作成する必要がある文書も自ずと決まって来るもの。
そこでまずはPTAの文書の書き方(テンプレート)を具体的にご紹介します。

日付

今作成している書類・文書が配布される日を記入しましょう。
学校によっては、書類の作成日も記入する場合があるので、過去の書類に目を通しておくか、過去にPTAをやられていた方にお願いしましょう。

あとは、最終確認を先生にとっていただくと安心でしょう。

宛名

宛先を記入しましょう。
とはいえ、こちらも「書く内容」ではなく「その書き方」を一般保護者宛の文書は宛名について学校やPTAによって型があります。
よくみるのは以下の例の通り。

宛名の例

  • 保護者の皆様、○年○組の保護者様へ
  • PTA御中、〇〇の会御中、など【組織名】+御中
  • 〇〇先生(様は付けない)

発信者名

先ほどが「to」に対して、こちらは「from」。
そして、発信者名には敬称は使いません。

ですから、【PTA代表 フルネーム】のように、書いておくのが一般的。
とはいえ、こちらもまた学校特有の書き方があればそれに沿う形で記入するのが望ましいです。

一応、ビジネスマナーとして発信者が複数人いる場合には、役職の高い人から書き並べましょう。

時候の挨拶(件名・前文)

まずポイントとして、PTAの文書・書類は「手紙」ではなく、連絡書になりますので、「拝啓や敬具」のような文言は必要ありません。

ですから、完結であること、尚且つ分かりやすいことが大切。
件名は最大でも30文字以内がベスト、そして時候の挨拶も完結に済ませましょう。
こうすることで、どんな要件の文書・書類なのか直感的に理解できるようになります。

また、時候の挨拶だけだと、よそよそしさを感じてしまうかもしれません。
日頃からお世話になっている保護者の方に、挨拶の言葉があると良いでしょう。

主文と末文

こちらがメインーパートになります。

もちろん、書き方は学校の過去文書・書類に合わせるのが鉄則ですが、最低限守っておきたいポイントはございます。
それは、冒頭で相手に求める反応を記しておくこと。
そもそも、文書に書かれた内容は「知っておく」だけで良いものか、「返事が欲しい」ものか、「行動して欲しい」ものなのか、書いておくと良いでしょう。

同じ学校に通っているということはご近所である可能性が高いです。
ストレスを抱えて生活するのは辛いですよね。
そこで、「言ったのに返事がない、動いてくれない」なんてことが発生すると困ります。
それは、一方的に相手が悪いように見えて、実はこちらにも改善の余地はあったりするもの。

まずは、この手紙が読み手にどんな反応を期待しているのか、書いておきましょう。

別記

こちらは主文のなかで行われる書き方の話ですが、箇条書きを有効的に活用すると、伝えたい重要事項が伝わりやすいです。

例えば、何かイベントを開催する告知文書・書類の場合は、「時間」と「場所」と「持ち物」は鉄則ですよね。
これらは、主文では敢えて伝えず、下に箇条書きでまとめておくと良いです。

他にも野外のイベントであれば雨天の場合の開催状況について書く必要がありますし、イベントによって「重要事項」は変わってくると思うので、臨機応変に書き足しておきましょう。

(必要であれば)文章番号

学校の中には、データ管理のために文書番号をつけるのが慣例のところも多いそうです。
管理が慣例化している学校はそれぞれのデータに固有の番号を与える「採番簿」を持っているはず。
それがあれば、文書番号を入れる必要があることを理解しておきましょう。

テンプレートの多用が良くない理由

大前提として、学校が作成している過去の文書を参考にすることを意識しましょう。
というのも、いわゆる公文書には学校によって慣習が違うそう。
その点で、最も参考にすべき書き方は過去の文書に他ならないのです。

だからこそ、テンプレートの多用もあまり良くありません。
もし不安であれば、学校側に言葉の使い方に関するルールを尋ねてみるのも良いかも知れませんね。
こちらでは、その他気をつけておきたいポイントについてまとめています。

・文章は簡潔に

季節の言葉のような前置きも確かに必要ですが、長すぎるのも禁物。
1文を短くして、なるべく1枚で全てがおさまるように簡潔にまとめましょう。

・問合せをはっきりしよう

何か不明な点があったときに問い合わせの場所を明記しておくと親切です。
例えば、「各クラスの担任の先生」「学級委員の保護者の方」など具体的に書いておきましょう。

【例文あり】あらゆる文書で役立つ!時候の挨拶まとめ

1月

厳冬の候・頌春の候・新春の候・寒に入り・寒気きびしき折柄・

2月

余寒の候・立春とは名ばかりで・余寒なおきびしき折柄

3月

早春の候・陽春の候・春和の候・霞立つ春

4月

春暖の候・陽春の候・うららかな好季節を迎え・春光うららかな季節を迎え

5月

新緑の候・若葉の候・青葉若葉の好季節・若葉の緑が目にしみる季節

6月

梅雨の候・若葉青葉の候・時候不順の折・清々しい初夏を迎え・初夏の候

7月

盛夏の候・炎暑の候・仲夏の候・真夏の候・暑さ厳しい折柄

8月

晩夏の候・残暑厳しき折・晩夏の候・暮夏の候・新涼の候立秋とは名ばかりで

9月

初秋の候・爽涼の候・月愛でる頃・白露の候・新涼の候

10月

秋冷の候・仲秋の候・清秋の候・紅葉の頃・スポーツの秋となりました

11月

晩秋の候・向寒の候・落葉舞う頃・初霜の候・日増しに寒さが加わってまいりました

12月

初冬の候・寒気いよいよきびしく・師走の候・寒冷の候・歳末ご多忙の折柄・年の瀬を迎え

一年中使える時候の挨拶

一般:時下(季節に関係なく使えます。)

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「夫のPCを借りて作ろうとしたけど、操作に慣れてなくて上手くできない」
「仕事も忙しいし、今年は上の子の受験もあるし、文書を作り込む時間がとれない」

保護者の方々から、こういった声をよく耳にします。
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まとめ

PTA文書の作成に関して、役立つ情報をお届けしてきました。
文書作成で最も大切なことは、季節の挨拶でも結びの言葉でもなく「漏れの無い情報を届けること」
まずはその骨子を押さえた上で、丁寧な表現を配置していくのが良いでしょう。
お子様のより良い学校生活のために、より良い文書作りに配慮してみてはいかがでしょうか。

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Kento
ココナラマガジン編集部ライターのKentoです。 主に「開業・開店・経営」「お金・資産運用」カテゴリーの記事を担当。 距離を感じやすいテーマだからこそ、読者の方に寄り添えるライターとしての強みを生かして、読みやすく分かりやすい記事作成に努めます!