レシート・領収書の便利な保管テク|効率的な管理方法や保管期間を解説!

日々、大量に発生するレシートや領収書。これらは、法人や個人事業主の場合、保存義務があるもの。さらに、家計を管理している方にとっても必要な存在です。効率的な保管方法を確立すれば、経費精算や家計管理は飛躍的にスピードアップ!今回は、普段から簡単に出来る、レシートや領収書の効率的な保存方法や保管期間を解説します。

レシートや領収書って保存しなきゃダメなの?

買い物でもらうレシート、公共料金の支払いなどでもらう領収書。
これらはそもそも、なぜ保存する必要があるのでしょう。
それを知るために、まずは経費とは何かご説明します。

そもそも、経費とは?

経費とは、事業を行うために使用した費用のこと。
法人の方や個人事業主の方にとっては切ってもきれない関係。
なぜなら「税金の額=(売上-経費)×税率」であるため、経費として計上するものが多いほど、税額を抑えることができるからです。
経費になるかならないかの判断基準は、売上につながる費用かどうか。
範囲はかなり広いですが、すべてが経費として認められるわけではないことを覚えておきましょう。

▼経費について詳しくはこちら

個人 事業主 経費 どこまで 落とせる ポイント 要点 まとめ アイキャッチ

フリーランスの経費にできるもの一覧!確定申告の時に役立つ所得と税金の基礎知識

家計の場合は?

ご家庭でつける家計簿の計算の場合、経費は食費や電気代など、生活にかかった費用全てを指すことになります。
事業の場合と考え方が異なるため、注意しましょう。

レシート、領収書を管理するメリットとは

レシートや領収書は、経費に計上するために必要であり、一定期間の保存が義務付けられています。
また、売り上げや経費を管理できていなくては、確定申告も正しく行えません。

▼確定申告について詳しくはこちら

確定申告 書き方 アイキャッチ

【初心者向け】確定申告の書き方を0からわかりやすく解説

領収書・レシートの保存期間

・法人
原則として7年間の保存が必要

・個人事業主
青色申告の場合:7年間の保存が必要
白色申告の場合:5年間の保存が必要

しかし、レシートを管理するメリットはそれだけではありません。
レシートをしっかり管理するとは、お金の流れを把握するということ。
明瞭な会計は、経営、家計管理の基本。
山積みになる前に、普段から定期的に管理する事が重要です。

経費計算がスピードアップ!レシートの効率的な保存方法

レシートを溜め続けてあとで大変なことにならないためには、日頃からの整理が肝心です。
とはいっても、細かくやりぎると挫折してしまうことも。

日付順に綺麗にノートに貼り付けているという方も少なくないでしょうが、そこまでする必要はありません。
細かな管理は億劫になってしまうだけ。

大まかでよいので、項目別に分けて分類するようにしましょう!
項目としては、月別に管理するのが無難です。

①いくつかの封筒に分けてまとめる

月別、費目別、取引先別などにグループ分けし、いくつかの封筒にまとめておく方法。
量が多い場合は、ホッチキスで止めたり、大きめの封筒を使うと◎

②ファイリングする

最近は、レシートや領収書の保管に特化したファイルもたくさんあります。
ファイルに月や取引先の項目をつけておけば、確認がよりわかりやすくなります。

③アプリを利用する

実は2016年の税法改正により、領収書は電子データ(スキャンデータ及び写真など)での保存もできるようになりました。
法人の場合でも改正前の条件がなくなり、データで保存する方が増えています。

ただし電子データで保存する場合は、税務署への申請と承認が必要!
申請は導入する3ヶ月前から行わなければならないため、それ以前の領収書は、紙でも保存しておく必要があります。

レシート管理アプリ

最近では、レシートをスマホで撮影するだけで、レシートに書かれている内容を取引記録として記録できるアプリもあります。
補正しながら領収書の画面を撮影でき、スマホ一つで仕訳まで完了できます。

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レシートや領収書の保存方法についてご説明してきましたが、いかがですか。
大まかな分類でも良いので、日頃から溜めずに保存していけば、会計周りの雑務はグッと楽になりますよ。
雑務が多くて手が回らない……。
という方は、ぜひココナラを活用してみてくださいね。

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