領収書の保管方法|効率的な管理方法や保管期間を解説!

日々、大量に発生する領収書の山。領収書やレシートなどの書類は、経費として処理する場合、保存義務があるもの。しかし、必要以上の整理はしなくて良いのです。効率的な保管方法が確立すれば、経費精算は飛躍的にスピードアップ!今回は、普段から簡単に出来る、領収書の効率的な保存方法や保管期間を解説します。

レシートや領収書って保存しなきゃダメなの?

レシートってそもそも、何でとって置かないといけないの?
そんな方のために、まずは経費とは何かからご説明します。

そもそも、経費とは?

経費とは、事業を行うために使用した費用のこと。
「税金の額=(売上-経費)×税率」であるため、経費として計上するものが多いほど税額を抑えることができます。
納税額を大きく左右するため、細かな支払いの度に仕訳に悩む方も多いでしょう。
経費の範囲はかなり広いですが、すべての支払いが経費として認められるわけではありません。

経費になるかならないかの判断基準は、売上につながる費用かどうかです。

経費で落とすためだけでない!レシートを管理するメリット

レシートや領収書は、経費に計上するために必要であり、一定期間の保存が義務付けられています。
また、売り上げや経費を管理できていなくては、確定申告も正しく行えません。

領収書・レシートの保存期間

・法人
原則として7年間の保存が必要

・個人事業主
青色申告の場合:7年間の保存が必要
白色申告の場合:5年間の保存が必要

経費計上のためというのは、もちろんですが、レシートを管理するメリットはそれだけではありません。

レシートをしっかり管理するとは、お金の流れを把握するということ。

明瞭な会計は、経営の基本。

山積みになる前に、普段から定期的に管理する事が重要です。

経費計算がスピードアップ!レシートの効率的な保存方法

レシートを溜め続けてあとで大変なことにならないためには、日頃からの整理が肝心です。
とはいっても、細かくやりぎると挫折してしまうことも。

日付順に綺麗にノートに貼り付けているという方も少なくないでしょうが、そこまでする必要はありません。
細かな管理は億劫になってしまうだけ。

大まかでよいので、項目別に分けて分類するようにしましょう!
項目としては、月別に管理するのが無難です。

①いくつかの封筒に分けてまとめる

月別、費目別、取引先別などにグループ分けし、いくつかの封筒にまとめておく方法。
量が多い場合は、ホッチキスで止めたり、大きめの封筒を使うと◎

②ファイリングする

最近は、レシートや領収書の保管に特化したファイルもたくさんあります。
ファイルに月や取引先の項目をつけておけば、確認がよりわかりやすくなります。

③アプリを利用する

2016年の税法改正により、スキャンや写真などを活用した電子データでの保存も認められるようになりました。

改正以前にあった3万円以下の領収書のみという条件もなくなり、スマートフォンで領収書を撮影して保存するなど、電子データ保存を取り入れる法人が増えています。

ただし、電子データ保存する場合は、導入の3カ月前までに、税務署に申請し、承認を受ける必要があります。

申請を受けていない期間の領収書については、紙での保管も必要なので注意が必要。

レシート管理アプリ

最近では、レシートをスマホで撮影するだけで、レシートに書かれている内容を取引記録として記録できるアプリもあります。
補正しながら領収書の画面を撮影でき、スマホ一つで仕訳まで完了できます。

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レシートや領収書の保存方法についてご説明してきましたが、いかがですか。
大まかな分類でも良いので、日頃から溜めずに保存していけば、会計周りの雑務はグッと楽になりますよ。
雑務が多くて手が回らない……。
という方は、ぜひココナラを活用してみてくださいね。

ABOUTこの記事をかいた人

RISA

ココナラマガジン編集部ライターのRisaです。趣味は、音楽、服が好きです。休みの日は、ペットのうさぎと寝ています。ココナラマガジンでは、結婚やビジネススキルなどの記事を担当しています。よろしくお願い致します。