【飲み会幹事】準備から当日の進行までのコツ教えます!

幹事 飲み会 進行

忘年会や新年会、歓送迎会など社会人になると一年中飲み会が開催されますよね。さらに、飲み会の幹事や当日の進行を任されることも増えていきます。でも、実際何から始めたら良いか悩んでいる幹事さんも多いはず。そこで今回は、参加者も大満足◎飲み会のルールと流れを詳しくご紹介していきます。

準備から当日の進行

幹事 飲み会 進行 準備
飲み会で参加者に満足してもらうためには、進行役である幹事がしっかりと飲み会を管理することが大切◎
日程決めからお店選び、当日の飲み会までの流れが、スムーズであることが求められます。

そしてそのために欠かせないのが下準備。

参加者が多いと予測される場合、1ヶ月以上前から日程をおさえておくのがベター
お店選びや下見にも時間がかかります。
出来るだけ早めに準備をスタートしましょう。

①日程調整

飲み会の開催が決まったら、候補日の伝達を素早く行いましょう。
いくつか候補日を出して、参加しやすい環境づくりに配慮するとGOOD。
また注意してほしいのは、主役や幹部の都合の良い日程を優先的に押さえること。
社会人のマナーとして、こういったことはきちんと守りましょう。

候補日のアンケートで調査後に開催日が決定したら、いち早く日にちを伝えましょう。
特に年末年始は予定が埋まりやすいです。
だからこそ、アンケートには締め切りを付け、早めに予約を済ませることが大切です。

②お店探し

日程が決まったらお店探し。
こちらも年末年始は予約が埋まってしまうことも稀ではないので、日程が決まる少し前から動き出してお店の見当を付けておいてください。

ポイントはずばり、 エリア、予算、人数に合わせたお店選び
移動がしやすいようにできるだけ会社に近く、コスパがよく、そして大人数を収容できるお店がベストです。
アレルギーの有無や、お酒が苦手なひとがいるかを確認してからお店を選ぶとより親切ですね。

時間に余裕のある方は、お店の下見をしておきましょう。
もちろん、お店のホームページや予約サイトで店内や料理の写真を見ることはできますが、当日初めて行ってみて、思ってた感じと違った……なんてことがないように準備は入念にしておくと尚良いです。
自分が以前行ったことのある店を選ぶのもGOOD。

③当日の進行

当日の進行と幹事・進行がやるべきことは以下の通りです。

  1. 司会挨拶
  2. 司会挨拶
  3. 乾杯
  4. 食事
  5. 余興
  6. 閉会挨拶
  7. 二次会参加確認

これはあくまでも一般的な飲み会の席での進行です。
会社の文化や飲み会の目的によって随時変更していきましょう。

準備と進行をよりスムーズに行うポイント

幹事 飲み会 進行 ポイント

進行表をつくろう

飲み会をスムーズに進めるためには、進行役のスケジュール把握が必須です。
そのためにおすすめしたいのが進行表作り。

進行表とは、飲み会の当日に行う内容の順序を、具体的な時間や担当者名とともに並べた表のことです。
つまり進行役にとっての安心材料です。
”いつ”、”だれが”、”なにを”、するのかを把握することで、進行が滞りなく進むでしょう。

進行表を事前に作って持っておくメリットは様々です。
例えば、コーナーの見落としがないかを把握したり、挨拶者や余興披露者の名前を呼んで紹介することができます。
他にも、「挨拶ではこんなことを話す」などといったようなポイントを載せておくこともできます。

それでも不安を感じている方は、進行表に合わせて幹事・進行挨拶や紹介文を事前に考えておくといいでしょう。

時間配分に注意しよう

先ほどお話したように、飲み会はいくつかのパートに分かれています。
限られた時間の中ですべてを行う必要があるので、時間配分を間違えると飲み会は悲惨なものに。

当日、失敗しないために次のような対策を打ってみてはいかがでしょうか?

  • 上司が挨拶をすると決まっているならば、挨拶パートの時間に余裕を持たせておく。
  • 挨拶や余興に時間をとりすぎると肝心の食事タイムを減らすことになるので、食事の時間の確保からする。

スケジュールを把握し時間通りに動くことが必要です。
時間管理の点でも、やはり進行表を事前に作っておくといいですね。

協力者を見つけよう

少人数で、日程調整から挨拶までをこなすのはとてもストレスのかかる作業。

そんなときは会社の同僚や少し年上の上司、後輩をよく観察してみてください。
よくご飯会に開いている人、普段からおもしろい人、上司ととりわけ仲がいい人がいませんか?
ご飯会開催のプロにはお店探しを、会社の人気者には余興担当を、などといったように得意な人に役を振り分けて自分の負担を減らすことができます。

自分の仕事を他の人に押し付けてラクしようとしてるって思われたらどうしよう……なんて悩む必要はありません!
適当な人に適当なタスクを回して効率良く作業を進めることは、社会人にとって必要なスキルです。
安心して周りの仲間に頼りましょう。

周りの人を巻き込んで幹事・進行作業をすると、自分の負担も減りますし、なによりすべてがスムーズに進むこと間違いなしです。

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飲み会の幹事を任させるのは、あなたが頼れるしっかり者だと思われている証です。
面倒なことも多い幹事・進行役ですが、ぜひこのチャンスを有効に利用してあなたのデキる感をアピール!
仕事でも大事な役回りを任せてもらえるようになれたら、これもいい思い出です。

幹事さん、お疲れ様です!