【送別会の案内状】招待状やメールの案内文テンプレート大公開!

社内や本人宛に案内状やメールを送る作業も、送別会の幹事の大事な仕事。目上の人にも送るためビジネスマナーが気になったり、記載情報の漏れがないか心配だったりと、定年退職や異動など理由に合わせた文例が知りたいところ。送別会幹事さん必見、送別会の案内状・メールのテンプレートをご紹介します。

案内状の目的って?


送別会の案内は、社内メールや手渡しの案内状で伝えるのが一般的です。
案内状の役割は以下の3つ。

通知:送別会の目的、内容、日時、場所(地図)、費用、幹事名を伝える
招待:社内メンバー、主役を送別会に招待する。(※本人宛には、社内宛とは別の、費用が記載されていない案内状が必要)
出席確認:参加者の人数把握の後、送別会の最終的な内容を決める

上記の3つを余裕をもって送別会前に終えるためには、遅くても一週間前までに案内状を送るのがベストです。

【社内宛】退職理由別、案内文テンプレート

社内に送る案内状やメールは、退職理由によって文面が異なるので注意。
退職や異動の理由を書く場合は、読む人にも、本人にも不快な思いをさせない範囲にしましょう。
また、出欠の確認方法や締切日の記載も必須です。

ここでは、定年退職の場合、異動の場合、結婚退社の場合に分けてテンプレート例文をご紹介します。

定年退職の場合

 

令和◯年◯月◯◯日

◯◯部 各位

幹事:◯◯課 ◯◯

送別会のご案内

お疲れ様です。
さて、このたび、ココナラ課長が定年を迎えられ、□̻月△△日をもって退職されます。
つきましては、ココナラ課長のこれまでのご苦労に敬意を表し、感謝を申し上げるとともに、今後のご健勝を祈念しまして下記の通り送別会をとり行います。
是非皆さんご参加ください。
なお、各課ごと、別途用紙にて参加者の氏名を記入し、◯月◯日(金)までに幹事あてご提出ください。

日時
場所
住所
電話番号
会費

幹事 ◯◯

異動の場合

 

令和◯年◯月◯◯日

◯◯部 各位

幹事:◯◯課 ◯◯

送別会のご案内

お疲れ様です。
さて、このたび、□月△△日をもちまして、ココナラ次長が◯◯支店に部長として栄転されることになりました。
つきましては、皆さんとともに一夕懇談いたしたく、下記の通り送別会をとり行います。
是非皆さんご参加ください。
なお、各課ごと、別途用紙にて参加者の氏名を記入し、◯月◯日(◯曜日)までに幹事あてご提出ください。

日時
場所
住所
電話番号
会費

幹事 ◯◯

転職の場合

 

令和◯年◯月◯◯日

◯◯部 各位

幹事:◯◯課 ◯◯

送別会のご案内

お疲れ様です。
さて、このたび、ココナラさんが□月△△日をもって退職されることになりました。
つきましては、ココナラさんのこれまでの労をねぎらい、今後のご健勝とご活躍をお祈りする気持ちを込めまして、下記の通り送別会をとり行います。
是非皆さんご参加ください。
なお、各課ごと、別途用紙にて参加者の氏名を記入し、◯月◯日(◯曜日)までに幹事あてご提出ください。

日時
場所
住所
電話番号
会費

幹事 ◯◯

結婚退職の場合

 

令和◯年◯月◯◯日

◯◯部 各位

幹事:◯◯課 ◯◯

送別会のご案内

お疲れ様です。
さて、このたび、ココナラさんがめでたくご結婚されることになり、□月△△日をもって退職されます。
つきましては、ココナラさんのお幸せを祝し、ささやかながら下記の通り送別会を開催します。
是非皆さんご参加ください。
なお、各課ごと、別途用紙にて参加者の氏名を記入し、◯月◯日(◯曜日)までに幹事あてご提出ください。

日時
場所
住所
電話番号
会費

幹事 ◯◯

【本人宛】案内文テンプレート


送別会の主役である退職者・異動者には、費用の記載を除いて文面を本人宛にした案内状・メールを送りましょう。
色々な退職理由に利用できるテンプレートをご紹介します。

 

令和◯年◯月◯◯日

幹事:◯◯課 ◯◯

送別会のご案内

お疲れ様です。
ココナラさん、○○部でのお勤めご苦労様でした。
長きにわたるご尽力に社員一同心から感謝しております。
つきましては、下記の通りココナラさんの送別会を準備させていただきましたので、お忙しいところ恐縮ですが、ご出席いただけますようお願い申し上げます。

日時
場所
住所
電話番号

幹事 ◯◯

送別会の案内状作成、こんなことで悩んでない?

送別会の幹事を任されたはいいものの……こんなお悩みを抱えている方いませんか?

  • 送別会の幹事は初めてで、文面が全くわからない
  • 目上の方にも送るため、ビジネスマナーが心配
  • 案内状を作成する時間がない
  • ワードやエクセルでの案内状の作り方がわからない
  • ネットを参考にすると、テンプレート感満載になってしまう
  • 地図作成ってどうやるの?
編集部N
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地図 デザイン エクセル

エクセルで地図作成を簡単に!わかりやすいマップ作りの注意点とコツまとめ

まとめ


送別会の案内状・メールのテンプレートを、社内と本人宛に分けてご紹介してきました。
時間に余裕のある方は地図を入れてみると、より親切な案内状になりますよ。
そして「案内状作成を誰かに任せてしまいたい」と思ったら、ぜひココナラに頼ってみてくださいね。

では、送別会当日まで滞りなく幹事業務を進められるよう、頑張ってください!

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