オフィス移転の費用やスケジュールって?【チェックリスト付き】

オフィス移転の費用やスケジュールって?【チェックリスト付き】

オフィスを移転するプロジェクトは、業者や社員、クライアントなど、あらゆるステークホルダーにご理解とご協力を必要とするイベントの1つ。
だからこそ、「どの業者を選べば良いのか」「社員が納得する移転計画書とは何か」「クライアントからのお祝いに何をお返しすべきか」といったような悩みはつきものです。失敗できないからこそ、プレッシャーも大きいことでしょう。

ですが、これらの悩みは全て漏れの無い段取りを作ることで解決できます。

こちらの記事では、そのために必要な「スケジュール」「予算・費用」「チェックリスト」の3点をご紹介します。

オフィス移転の流れ・スケジュール

オフィス移転の流れ・スケジュール
オフィス移転のプロジェクトを突如任されてしまった方も、社員のために計画を練りたい経営サイドの方も、まずは「オフィス移転」という大きなプロジェクトの全体を俯瞰できるようになることが大切。
ちなみに、オフィスや事務所の規模にもよりますが、平均的なオフィス移転作業に要する期間は「半年ほど」と言われています。
こちらでは「半年間で、オフィス移転プロジェクトを行った場合のスケジュール(一例)」をご紹介します◎

①約6ヶ月前:解約の予約・物件調査

解約の予約

そもそも、オフィスを退去するには予約をすることが必要です。
もちろん、即時退去はできません。
原状回復工事(入居前の状態に戻す工事)が必要だったり、新オフィスの準備に時間がかかったりするからです。

注意しておきたいのは、予約のタイミング。
「最低でも半年前」と言われています。

オフィス移転には半年かかることが多いのも、半年間のプロジェクトのなかでまずやるべきことが旧オフィスの解約の予約であることも、それを半年前に済ませておく必要があるからという理由が大きいのです。

物件調査

「智に働けば角が立つ。情に棹させば流される。意地を通せば窮屈だ。」
とはよく言ったもので、社員全員がハッピーになる物件を見つけることは現実的にとても難しいです。

しかし、3つのコツを押さえて物件調査を進めることで、全員が納得したオフィス移転をすることができます。

(1)目的を明らかにする
目的とは「社員の生産性向上による売上拡大」のように、企業利益に直接結びつくようなゴールのこと。

オフィスの移転をなぜ行う必要があるのかを明確にしてろから物件調査を始める必要があります。

(2)判断基準を明らかにする
判断基準とは「場所は五反田」や「広さは50坪以上」のように、先ほど決めた目的を達成する上で、これだけは欠かせないと言えるような要件・条件のこと。

ポイントは社内調査。 目指すゴール(目的)と今いる社員の状況(社内調査)があって初めて、戦略(判断基準)ができると理解しておきましょう。

ちなみに、社内調査に対する判断は多数決を基本としながらも、先天的な身体個性を抱えている方の声には耳を傾けるなど、バランスを上手に取りましょう。

(3)「物件調査プロセス」の透明化
物件調査プロセスとは、新しく入居するオフィスを決定するまでの段取りをまとめたもの。

これを透明化しておくことで、社員の納得感はまるで違います。 ポイントは、目的・判断基準に一貫性があることです。

②約5ヶ月前:原状回復工事の業者確定

原状回復工事とは

原状回復工事とは、現在入居中のオフィスや事務所を明け渡す際に、契約時に取り決めた状態(基本的に借りる前の状態)に戻す工事のこと。

契約内容にもよりますが、一般的にはテナントの都合で設置した仕切りを取り外し、床/クロスを張り替え、天井・窓枠の塗装、ブライド交換や掃除をしたりします。
原状回復工事にかかる期間は約2~4週間を見ておきましょう。

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③約4ヶ月前:新オフィスとの契約・レイアウト決め

新オフィスとの契約

半年前から探し始めた物件も、4ヶ月前には最低でも決めておきたいもの。
なぜならオフィスを決めた後に発生する作業数が多いからです。

実際に契約する際には、あらゆる交渉(家賃・フリーレント・原状回復工事)を他の士業の方と進めたり、(できればフリーレント期間中に)オフィスに必要な設備を用意したりしなければなりません。

レイアウト決め

社内のレイアウトはオフィスでの働き方に直結するので、オフィス移転プロジェクト全体の中でも核に当たる部分の1つ。
レイアウトに迷ったら、現状のオフィスの反省を取り込んでみるのがオススメです。

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④約3ヶ月前:社内の備品整理・クライアントへの挨拶状

社内の備品整理

いよいよオフィス移転まで3ヶ月と迫ると、現在入居中のオフィスを整理する時期。
廃棄するべき・新しく購入すべき什器は何かを整理しましょう。

クライアントへの挨拶状

オフィス移転の旨は、普段お世話になっているクライアントの方々にもお知らせする必要があります。
その挨拶状の準備から送付までをこの時期にやっておきましょう。

⑤約2ヶ月前:社内備品の移設の手配・新オフィス内装工事

社内備品の移設の手配

2ヶ月前になると、引越し業者の手配する必要があります。
引越しにかかる費用は基本的に、移動させるモノの量に比例するもの。
一方で、「新しく買いまくる」のは、逆に引越し費用以外にかかるお金が膨らんでしまいますから、バランスが重要です。

新オフィス内装工事開始

オフィス移転の2ヶ月前くらいから、少しずつ移転の準備ができると良いでしょう。
順に、内装工事、新規購入什器の搬入、電気・LAN設備の工事と進めていくのがポイントです。

⑥約1ヶ月前:原状回復工事・各種届出の提出

原状回復工事

旧オフィスの原状回復工事を始めましょう。
ポイントは、インターネット工事。
こちら、工事に1ヶ月程度を要することもあるので、もう少し前倒して対応するのもありかもしれませんね。
また、廃棄物(産業廃棄物や原状回復工事で発生する建築資材なども)があればその処理を行う必要もありますので、注意しましょう。

各種届出の提出

取引先への連絡はもちろん、官公庁への届出もする必要があります。
例えば、法務局、税務署への届出などに加え、消防署には防火管理者選任届、郵便局には転居届などなど……。
いつどこに提出するかをまとめておくのも良いかも知れません。

オフィス移転にかかる費用について徹底調査

オフィス移転にかかる費用について徹底調査
オフィス移転に結局いくらかかるのか、今回は「旧オフィスからの退去にかかる費用」と「新オフィスへの入居にかかる費用」と「契約内容によって発生する費用」の3つに整理してご説明します。

旧オフィスからの退去にかかる費用

相場は人単価で3万円。
おおよそですが、社員数10人規模のオフィス移転なら大体30万円、100人なら300万円です。

必要に応じて、別に「不用品処分費用(産業廃棄物処理費用)」が上乗せされます。
業者によっては、リサイクル品として買い取りを行ってくれるところもあるそう。
是非相談してみてはいかがでしょうか?

新オフィスへの入居にかかる費用

新オフィスへの入居にかかる費用、これは大きく「内装工事費用」「ネットワーク工事費用」「什器購入費用」の3つに分類されます。
内装工事費用は、坪単価で10万円が相場。
ネットワーク工事費用は人単価で5万円が相場と言われています。
什器については、旧オフィスからどれくらい持ってくるかにもよるので一概には言えませんが、人単価で1万円と見ておけば十分でしょう。

契約内容によって発生する費用

契約内容によって発生する費用、これは大きく「原状回復工事」「不動産所得費用」の2つがあります。
ちなみに不動産所得費用は更に「前家賃」「敷金・礼金」「仲介手数料」「火災保険料」の4つに分けることもできます。
原状回復工事は、坪単価3万円が相場。
不動産所得費用の中で最もかかるのが「敷金」で賃料の3~8ヶ月分を払う必要があります。

【保存版】オフィス移転のチェックリストを公開

【保存版】オフィス移転のチェックリストを公開

6ヶ月前

解約予約

(1)賃貸契約書の内容(主に解約予告期間や敷金・委託金の返却時期)を確認する

(2)新オフィスの入居可能時期の確認する

物件調査

(3)オフィス移転の目的を明らかにする

(4)「譲れない条件」を目的と社内調査を勘案して決める

(5)物件調査のプロセスをまとめ、社内で共有し実行する

 

5ヶ月前

原状回復の業者確定

(6)指定業者がいるかどうか確認する

(7)(指定業者がいない場合は)業者の手配をするためにその調査を行う。スケジュール調整がポイント

(8)業者と費用の確認をする

4ヶ月前

新オフィスと契約

(9)契約書の確認ができる士業の方を、外注または社内リソースの中で検討する

(10)丁寧に契約書の確認をしてから契約をする

レイアウト決め

(11)ゾーニングを確認する(空間の分け方)を立てる。一般的には部署別+会議室+休憩室+エントランス

(12)空間ごとのレイアウトプランを作成する(必要であれば予算を確認してデザイン外注も検討)

(13)デザインを一定期間、社内に公開する(ネガティブオピニオンも吸い上げ、より良いレイアウトにするため)

3ヶ月前

社内の備品整理

(14)廃棄する家具・什器・OA機器、新しく調達する家具・什器・OA機器を洗い出す

(15)新しく調達する家具・什器・OA機器の調達方法を決める(主に、購入orリース)

(16)購入・リースのスケジュールを組む

クライアントへの挨拶状

(17)挨拶状を出すクライアントを洗い出す

(18)文面を作成する

(19)印刷し、送付する

2ヶ月前

社内備品の移設の手配(引越し業者の選定)

(20)引越し業者の選定をする(予算とスケジュール調整、廃棄物の引き取りができるかも確認しておく)

(21)引越し業者と契約書の確認をし、契約する

1ヶ月前

各種届出の提出

(22)法務局に「株式会社本店移転登記申請書」を提出する
本店移転登記申請書|法務局

(23)税務局に「異動届出書」「給与支払事業所等届出書」を提出する
[手続名]異動事項に関する届出|国税庁
[手続名]給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出|国税庁

(24)都道府県税事務所に「事業開始等申告書」を提出する
事業を始めたとき・廃止したとき | 東京都主税局

(25)社会保険事務所に「適用事業所所在地・名称変更(訂正)届」を提出する
適用事業所の名称・所在地を変更するとき(管轄内の場合)の手続き|日本年金機構

(26)労働基準監督署に「労働保険名称、所在地変更届」「労働保険概算確定保険料申告書」「保険関係成立届」「適用事業報告書(様式23号の2)」「その他に就業規則(変更)届」「時間外労働・休日労働に関する協定届」「安全管理者選任報告(様式第3号)」「衛生管理者選任報告(様式第4号)」「産業医選任報告(書式第4号)」を提出する
適用事業所の名称・所在地を変更するとき(管轄内の場合)の手続き|日本年金機構

(27)公共職業安定所に「事業主事業所各種変更届」を提出する
雇用保険の事業所の各種変更届出(平成28年1月以降手続き)|電子政府の総合窓口e-Gov イーガブ

(28)郵便局に「郵便物届出変更届」を提出する
転居・転送サービス – 日本郵便

「やって良かった」と思えるオフィス移転の裏に綿密な段取り・移転計画書あり

いつ、何を、いくらでやるかを明確にした移転計画書を作ろう(まとめ)
オフィス移転について、必要な情報をまとめてきました。
大切なことは、漏れのない計画を立てること。
漏れのない計画とは、「いつ、何を、いくらでやるか」が人別に決まっていることです。
誰がやるかはそれぞれ会社によって異なりますから、ベストな人員配置をここまでの情報を元に考えてみましょう。

ABOUTこの記事をかいた人

Kento

ココナラマガジン編集部ライターのKentoです。趣味は、読書、音楽、映画。休みの日は、よく温泉でリラックスしてます。ココナラマガジンでは、主に開業・開店・経営カテゴリーの記事を担当。恋愛はすこぶる苦手です……。